La Délégation départementale de Paris est chargée de mettre en œuvre la politique de l’Agence Régionale de Santé Île-de-France au niveau du territoire parisien. A sa tête, le directeur de la Délégation et son adjointe assurent le pilotage de la politique de santé au niveau départemental. Ils assurent l’encadrement de 60 personnes.

Dans le cadre de l’organisation mise en place à la Délégation départementale de Paris, le département autonomie assure le pilotage de la politique en faveur des personnes âgées et des personnes en situation de handicap à Paris et le financement et le contrôle de près de 330 établissements et services.

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable de la mission support en charge du secrétariat des départements de la Délégation de Paris et, sous l'autorité fonctionnelle de la responsable du département autonomie et de son adjointe, l'assistant/assistante gestionnaire du département autonomie contribue à la mission support, assure le secrétariat du département autonomie et le suivi de dossiers.

Sous l'autorité de la responsable du département autonomie et de son adjointe, l'agent doit notamment :

> Assurer le secrétariat du département autonomie :
- Accueil physique et téléphonique du département autonomie
- Suivi de la gestion électronique des courriers (GEC) et des documents (GED) du département autonomie
- Mise à jour de l’annuaire recensant les ESMS (outil mailing)
- Gestion de la boîte fonctionnelle du département autonomie
- Diffusion de messages groupés et d'enquêtes à l'attention des ESMS
- Appui pour l'organisation de réunions/évènements et la réservation des salles de réunions
- Élaboration des comptes-rendus des réunions du département autonomie
- Suivi du planning des congés des agents du département autonomie
- Et plus globalement, soutien administratif et logistique aux agents du département.

> En lien avec les agents du département autonomie, contribuer au suivi de dossiers :
- Suivi de dossiers transversaux : suivi des personnes qualifiées et secrétariat de ces dernières, soutien dans le cadre des campagnes budgétaires (envoi des décisions/notifications et publication) et gestion des demandes de contrôles de B2 et de FIJAIS et des attestations d'honorabilité dans les ESMS,
- Appui à la cellule handicap : suivi des groupes d'entraide mutuelle, lien avec la MDPH sur les situations complexes, appui dans le suivi les affectations d'élèves sur des dispositifs d'école inclusive,
- Appui à la cellule personnes âgées : appui à la mise en oeuvre du renouvellement des coupes Pathos, suivi éventuel des renouvellements d'hébergement temporaire en sortie d'hospitalisation.

Sous l'autorité de sa responsable, l'agent doit contribuer à la continuité de l'activité de la mission support et notamment à la continuité de la fonction des secrétariats des départements de la Délégation de Paris (ex. suivi des courriers dits" signalés", gestion et suivi électronique des courriers et des documents,).

L'agent peut être appelé à apporter son concours à d’autres départements de la Délégation de Paris ou à d'autres missions du département autonomie nécessitant un renfort.

Cadre B de la fonction publique

Secrétaire Administrative (SA)

BTS / Licence 

Savoir :

Maitrise des outils informatiques
Maîtrise des procédures administratives
Si possible, connaissance de :
- l’environnement sanitaire et social et plus spécifiquement celui des établissements et services médico-sociaux
- l’environnement institutionnel et administratif de l’ARS

Savoir-Faire :

- Capacités organisationnelles
- Capacités rédactionnelles
- Capacités d'analyse d'un environnement complexe

Savoir-Être :

- Sens de l’accueil et du relationnel
- Rigueur
- Discrétion professionnelle

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