L'Agence régionale de santé (ARS) d'Ile de France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l'accompagnement médico-social. Son organisation s'appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l'ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

Placée/placé hiérarchiquement auprès du directeur de la délégation et de façon fonctionnelle sur la partie Autonomie, de la responsable du département de l’autonomie, elle/il les assiste dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités des services en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Missions de secrétariat général, notamment:

-       Évalue, signale et oriente les urgences 

-       Assure la gestion du courrier papier et via l’outil Gédéon 

-       Gère la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction et du département de l’Autonomie, en tant que de besoin, aide à la gestion de la messagerie de la boite « alerte » 

-       Assure l’accueil téléphonique et physique, oriente les usagers et les appels 

-       Rédige, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports des courriers

-       Assure le suivi et l’organisation de la permanence des cadres pour les astreintes territoriales

-       Assure le suivi et la diffusion des délégations de signature lors des changements au

sein de la direction et la publication au recueil des actes administratifs (RAA) de la Préfecture

-       Gestion administrative diverse : élaboration de tableaux de suivi, suivi de la CRB, suivi du CTS…

Missions de secrétariat de direction :

-       Il/Elle assure l’organisation des agendas de la direction 

• Organise les différentes réunions présidées par la direction en s’assurant de la présence des membres siégeant 

• Gère les déplacements du directeur, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction 

• Assure la constitution des fonds de dossiers et les tient à disposition du directeur en temps utile 

Missions spécifiques du secrétariat de l’Autonomie :

-       Assure la gestion des demandes de casiers B2 des ESMS

-       Est référente sur Finess pour établissements du Conseil Départemental, notamment

- Cadre B de la fonction publique (secrétaire administratif…) 

- Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Connaissances :

• Environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique


• Organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné


• Techniques et méthodes de la communication écrite et orale


• Techniques de planification


• Techniques de recherche et ressources documentaires


• Applications informatiques et leurs fonctionnalités

Savoir-faire techniques et opérationnels :

• Apporter une assistance administrative


• Discerner les enjeux


• Recueillir et traiter de l’information


• S’organiser


• Planifier les activités et les échéances


• Applications informatiques spécifiques


• Communiquer


• Rédiger des documents

Savoir-faire relationnels et qualités professionnelles :

• Confidentialité


• Réactivité


• Sens des responsabilités et du service public


• Polyvalence


• Autonomie et sens de l’initiative


• Adaptabilité professionnelle


• Travailler en équipe


• Rigueur et méthode


• Sens de l’écoute et du dialogue


• Diplomatie/médiation


• Discrétion professionnelle

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