Le pôle Ville-Hôpital est chargé de la définition, de la mise en œuvre et du suivi de la stratégie de
l'Agence, à la fois sur le champ des soins de ville et sur celui de l'hôpital. Il organise et régule l'offre de soins en s'assurant notamment de son efficience et de sa bonne répartition sur le territoire régional, dans une logique de décloisonnement entre les deux modes de prise en charge, de façon à favoriser le parcours de soins du patient.

Il comprend 4 départements : « Organisation des soins de ville », « Contractualisation et autorisations », « Virage ambulatoire-parcours » et « Soins non programmés ».

1. Sous la responsabilité directe de la Direction du Pôle Ville-Hôpital :
L'assistante/assistant (H/F) de direction joue le rôle d'interface avec l'ensemble des départements du Pôle, des secrétariats de la Direction de l'offre de soins, de l'Agence (siège et délégations départementales), ainsi qu'avec les partenaires institutionnels.
o Assister la Directrice et son adjointe dans la gestion de leur activité (agenda, préparation de réunion, compte-rendu ...) ;
o Organiser et sécuriser le traitement des informations internes et externes du pôle (enregistrement et suivi du courrier, suivi des parapheurs, accueil et gestion des appels téléphoniques, consultation BAL générique, respect des échéances... ) ;

2. Sous la responsabilité de la responsable du service régionalisé contractualisation-autorisations :
L’agent participera au suivi de la mise en œuvre de la politique de l’Agence régionale de santé sur le processus autorisations d'activités de soins en étant garant du respect des échéances.
o Traiter la recevabilité administrative et la complétude des demandes déposées sur le SI-autorisations (plateforme nationale) ;
o Alimenter les tableaux de bord de suivi des dossiers ;
o Participer au secrétariat de la CSOS (Commission spécialisée de l’organisation des soins) (ordre du jour, documents, convocations des membres, suivi du quorum et relance…) ;
o Publier les décisions du Directeur général de l’ARS au recueil des actes administratifs de la Préfecture de région et les notifier aux promoteurs.

Dans l'intérêt du Pôle et à titre temporaire, il pourra être demandé à l'agent d'assurer d'autres missions non prévues expressément par sa fiche de poste.

Cadre B de la fonction publique

Niveau Licence

Expérience de 2 à 4 ans 

Savoir :

• Connaissance de l'Agence (directions et services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs)
• Environnement institutionnel de l'ARS, de ses principaux partenaires, de son organisation générale et de ses missions
• Règles de communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants

Savoir-Faire :

• Techniques de communication orale : adapter son langage, ses messages au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de l'Agence
• Expérience dans un poste similaire
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Etre capable de mener en parallèle différentes tâches
• Etre capable d'organiser son activité en fonction des objectifs et des priorités
• Maîtrise de l'outil informatique : applications bureautiques

Savoir-Être :

• Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative
• Capacité d'adaptation (travailler dans l'urgence)
• Bonnes qualités relationnelles et sens de la communication
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Respect de la confidentialité
• Méthode et rigueur
• Disponibilité et réactivité

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